聰明人都應該學會的活用筆記本三步驟
如果是工作筆記，也許不必像他們那樣將美感發揮到如此極致的地步。光是在純粹以黑筆記錄的頁面上稍稍加點顏色或小插畫之類的，就足以讓筆記本的魅力倍增。
其實，這樣賞心悅目的筆記本還有一項優點。那就是讓重要訊息「突顯」的效果。重要和普通的記錄看起來若是沒什麼分別，就非得一一瀏覽過濾才能知道內容。然而只要我們稍稍加點顏色，為資訊做條捷徑，整本筆記本的便利性將大為不同。
活用本章為各位介紹的三階段活用法，任何人都可以輕易利用空檔迅速在筆記本上記錄，同時整合這些資訊的美觀與機能。首先，讓我們簡單看一下這三個步驟吧。
步驟1 讓「全方位記錄」成為習慣
為提高筆記本的可用度，只要是所需資訊，不分大小全都完整記錄下來，務必達到「筆記本全都記住了」的狀態。
步驟2 「每日審閱」增加方便利用的資訊
每天花個十五分鐘「重新審閱」，加上新的註解，讓當天取得的訊息可以有效利用。這就是裝飾筆記本的步驟。分類資訊、加上標籤，讓重要內容突顯出來。
步驟3 「每週重新審閱」讓筆記訊息永續化
每週一次，花點時間詳閱筆記，確認一下是否有任何重要事項被遺漏，或有哪些點子可以和其他資訊相結合，盡可能達到筆記本的深度利用。甚至更進一步將筆記本中的重要頁面數位化，以便在平日工作的電腦上也能再次確認。
最後附加一個小步驟，當一本筆記本使用完畢時，可以花點心思，方便將來檢索資料。打個比喻，就是讓筆記本畢業升級的步驟。
相信你也注意到了，這三個步驟是以「馬上記錄」、「一天一次」、「一週一次」的時間間隔來區分。同時，還包含了「記錄資訊」和「重新審閱」這兩種截然不同的筆記本使用方式。要讓筆記本兼具美觀與功能性，當然很費工夫。不過，若能像這樣依步驟分段進行記錄，使用上將會更輕鬆愉快。
透過全方位記錄法，你的筆記本現在應該已經填入許多資料，通過了第一步驟。
那麼，接著就來看看關於第2、3步驟的具體方法吧。
「每日審閱」突顯重要資訊
就算透過全方位記錄，將自己關心的資訊或想記憶下來的事項全都寫進了筆記本裡，還不能就此高枕無憂。其實真正的樂趣現在才要開始。也就是在第2步驟將擷取到的各項資訊進行一些加工程序，讓你更方便活用。
每天請至少撥出十五分鐘的「筆記本時間」，來進行這個步驟。暫時將手邊的事務擱置一旁，關上電腦，盡量在不被其他事干擾的情況下，和筆記本來個一對一的接觸。
如果全方位記錄屬於「事前蒐集資訊」的階段，那麼接下來每天筆記本的「三階段活用法」「筆記本時間」，就是（1）補充不足的資訊，（2）再次思考資訊意義的階段，例如，見到臨時草草記錄下來、尚未整理到行程中的部份時，就先將那些「回收」起來。或是因為時間不足，只能粗略記下大綱的事項，請務必在記憶變得模糊之前先將它補足。
藉由這個步驟，讓擷取到的資訊內容更充實，提高它的價值。這就是「補充不足資訊」的層面。
同時，還可以補充記錄當下疏忽的部份或未注意到的重要想法，畫下引線，或以顏色註記等方式來強調，讓資訊突顯出來。至於那些想避免和其他瑣事混雜一起的重要內容，可以採用後面為各位說明的「索引標籤」、「分門別類」、「符號識別」等技巧來加工修飾。如此一來，就能增加筆記頁面的個性與特徵，也就是「再次思考資訊意義」的層面，將這些步驟概念化，就如同下圖一樣。原本在全方位記錄階段中未經修飾補足的資訊，經過加工後，就能讓「重要事項的重要之處突顯出來」。
要短短的十五分鐘，就會讓你的筆記本產生戲劇性的變化。
每日審閱的進行方法
那麼，實際來看看進行每日審閱的步驟吧。首先需要的，是撥出完全不受干擾的十五分鐘，再來是備妥幾樣作業進行中所需的文具用品。
1. 時間：十五分鐘左右
2. 筆記用品：平常使用的筆之外，色筆、螢光筆等
3. 文具：便利貼、標籤貼紙、隱形膠帶（mending tape）等
這些每日審閱要用到的筆類文具用品，最好與平時隨身攜帶的分開準備，以免每次使用時都得東翻西找。
審閱的順序本身並不是那麼重要，但若要區分成（1）補充不足的資訊，（2）添加必要的加工修飾這兩個作業來思考的話，建議依照下列流程進行。
第一階段 補充不足的資訊
詳細閱讀今天在筆記本上記錄的事項，確認是否有哪些部分資訊不足，或哪些只是概略寫上重點，事後會不會有看不懂的疑慮等。若要讓筆記內容更加流暢易懂，此時便可適度加以補充，此外，若有預先留下來打算貼相片的空位，也可以在這個階段補上標籤貼紙。
第二階段 資訊的同步化
思考一下，筆記本裡是否有哪些資訊必須移轉到行事曆或工作管理系統上？
筆記本雖然是捕捉所有資訊的一張網，但其中有些資訊不能就此置之不理。例如，約會或會晤行程應該放進行事曆，把「不能置之不理」的資訊整理出來。
第三階段 強調重要資訊
今天所記錄的資訊中，有哪些是日後很有可能派上用場的庫存資訊呢？
筆記本裡其實有很多浮動資訊，也就是短期之內或許很重要，但時間過後便失去利用價值的東西。例如，「下週一的會議議程表」這類訊息資記，下週一之前雖然很重要，會議過後就僅只是一筆文字記錄罷了。
相對於此，所謂的庫存資訊就是指那些存在價值將隨著歲月累積而增加的資訊。譬如書寫讀後心得的閱讀筆記，只有一本的時候看起來沒什麼，一旦累積到一百本時，就能清楚看出自己在閱讀上的偏好或擅長的領域。
庫存資訊就是筆記本中的「精華」。因此，最好事先以標籤、分類等方式讓它們由各個頁面突顯出來，或用色筆、螢光筆等顏色連結的方法來強調。
經過以上幾道程序後，筆記本裡補充了許多資訊，利用價值也會因此大為提升。換個說法，全方位記錄下的資訊就像是電影拍攝後的毛片，而每日審閱就是將一段段毛片加以剪輯，使得故事的敘述更為流暢。
「能幹的人」會做出自己專屬的手帳
筆者之所以建議讀者以自由度高的筆記本的第二個理由，正是第一個理由的延伸。萬用手冊的補充內頁無法依照每一位使用者的個性製作，除了寫起來不方便之外，還會讓思路受到框格的限制，舉例來說，有一種成功筆記本，它不只有筆記的功能，還提供那些不習慣寫下人生計畫或目標的人簡單易懂的架構，就這點而言，算是非常方便。
對那些把手帳拿來當成「記錄人生的小天地」的人而言，他人預設的框架，反而會造成困擾。
對某些人而言，採取由大到小的分類方式，把人生的終極目標、中程目標、短程目標寫進筆記本的方式，或許比較好理解。但也有人習慣先從現狀出發，再決定該朝著什麼大方向邁進，訂立目標的方法因人而異。若被手帳上的格式侷限，實在很不自由。
反過來說，敢於接受挑戰，用空白內頁做出符合自己需求的「手帳」的人，一定可以成長為具獨立思考，能想出自己專屬戰略的人。那些把萬用手冊運用到出神入化的人，也是運用了他們的想像力，想出了超越萬用手冊原本用途的好點子。能幹的人總是能做出專屬於自己的手帳。
選擇適合自己的日誌
一下子要從萬用手冊這類多功能手帳，切換到空白內頁或只有格線這類需要靈活運用的筆記本，確實不是件簡單的事。在這種情況下，不妨試著使用日誌，作為跨出的第一步。日誌依照其用途，有各種不同的款式。每種款式都有簡約的設計與豐富的筆記欄，並附有擴充內袋，可以充分發揮符合其自由精神的使用方式。
該選擇何種樣式的日誌，端看你在時間管裡上的需求嚴格或寬鬆與否。另外，行事曆上的說明只需要一行，或同時需要筆記欄，也會產生不同的選擇。關於日誌的種類，先介紹幾款代表性日誌的使用方式。
橫寫式週記（Weekly Horizontal）
一個跨頁代表一整週，因為是橫式格線故名為橫寫式週記。適合時間束縛較少，但是記錄每天預定行程與計畫時書寫字數較多的人。此款筆記本的特色是可以從一週的某天畫箭頭連結到另一天，進行跨日的記錄。
直寫式週記（Weekly Vertical）
一個跨頁就是一整週的時程表，由於書寫方式是按照時間順序由上往下寫，因此取名為直寫式週記。由於預定行程所需的時間可以一目了然，用彩色鉛筆在各時段上色，便能夠直接管理各項計畫，以及工作與休息的時間分配。此款筆記本適合會議很多，需要嚴格時間管控的人。
全景週記（Panoramic Diary）
這款特別的筆記本可以像筆記型電腦一樣由下往上打開，因為是橫向表格，故以全景週記命名。乍看之下和直寫式週記似乎沒有不同，對預定行程沒那麼多的人而言，使用此款筆記本較有效率。由於表格是空間較大的橫向排列，一個預定行程可記錄較多事項，適合想要直寫與橫寫折衷款週記的人使用。
週記筆記本（Weekly Notebook）
這款筆記本可讓你在橫寫式週記旁再補上筆記。相較於以行事曆為主的筆記本，更適合用來記錄當週發生的事項，並保存下來。比方說對於在店裡工作的人而言，比起未來一週的行程，當週有哪些客人來店裡、發生哪些該記下的事情，像這類資訊的記錄應該更加重要吧。
每月筆記本（Monthly）
這款每月筆記本最適合一整天的行程或跨日出差較多，只需大概記下「今天有什麼事該做」的人。由於筆記本後半部份是筆記欄，月曆欄位不夠寫的內容，可以使用筆記欄做詳細的記載。
筆者一開始是選用直寫式週記作為工作用筆記本，後來發現自己受時間束縛的預定行程較少，筆記本上有不少空白，就換成全景週記來做一週的工作時間管理。
就算使用日誌，還是需要隨身攜帶一本筆記本，才能將日常生活中遇到的資訊全方位記錄下來。
但是，這麼一來兩本筆記本可能會弄混，有必要事先在日誌貼上辨識用的貼紙。
改造成迷你萬用手冊
或許有人想將行程或工作的管理像萬用手冊那樣整理成一本，但行程又沒多到非得使日誌不可。
此時，可以稍加改造口袋型筆記本，讓它變成萬用手冊。
萬用手冊需具備的有（1）行事曆（2）通訊錄（3）工作待辦事項（4）備忘錄，其它還有地圖或地鐵路線圖等若干資訊。無論橫間或純白都可以，準備一本新的口袋型筆記本，進行以下動作吧。
首先，將筆記本後方算起的二十四頁共十二個跨頁拿來當成月曆使用。在每個跨頁左邊頁面依序貼上一至十二月的月曆。如果是需要一整日時間的行程，就可以寫入這個月計畫表裡。
空白的右邊頁面則可用來寫下更詳細的預定、或安排中的計畫。例如，頁面中央可以寫上十五日當天的預定，十八日的預定就寫在稍微下面一點的地方，像這樣子，在書寫時讓時間順序一目了然也不錯。
接下來，將準備貼在筆記本上的通訊錄列印出來，貼在月曆後那幾頁。這裡只要整理出最低限度的幾個重要連絡人物即可。這份通訊錄最注重的是機動性，沒有必要將一查電腦就能立刻找到的資訊全部列印出來，選擇最常發電子郵件或電話聯絡的那些「重要名單」上的人即可。
也可以預留一些空間，以便記下新朋友的電話號碼或聯絡方式，別忘了在上面做個待辦記號，提醒自己是否已同步更新在電腦或手機裡。
筆記後面依序是月曆、通訊錄，填寫工作待辦事項的欄位也是接下去從筆記本後方寫起。這麼一來，由前往後依時序寫下的全方位記錄部分，跟由後往前書寫的工作待辦事項就能分成兩個部分。當兩者會合時，也就是你的筆記本該「畢業」的時候了。
此外，雖說貼上地圖以及電車路線圖也無妨，但既然是筆記本，也可以將這些折好收入擴充內袋，想用時就能迅速取出使用。接下來只要在內袋裡再放進幾張名片，一本萬用手冊便完成了。
不過，這樣的書寫順序只不過是一個參考例子。如果有人不在乎全方位記錄的部分少一點，也可以將兩者順序的調換，將工作相關的內容由前往後寫。
將筆記本當成萬用手冊使用的話，可以依照自己的喜好自由改造手帳的形式。既可以追求自己喜愛的形式，也能隨著興趣改變重做一本新的。那都是全世界獨一無二、只屬於你自己的萬用手冊。
利用日誌來紀錄「時間軌跡」
剛才介紹日誌的那一節裡，唯一沒介紹到的就是每日一頁的「日誌」（Daily Diary）。這是MOLESKINE 筆記本中最像萬用手冊的一款。建議每日行程繁忙或需要寫很多記錄的人使用。
這款筆記本故意模糊行程記錄部分與備忘錄部分的區隔。預定計畫滿的時候，光是行程就能寫滿一整頁，其他預定計畫較少的日子，寫行程的空格也可拿來寫備忘錄或塗鴉。
有一種使用方法能夠活用日誌的這種特徵。就是詳細記錄時間的使用方法，做成「時間軌跡記錄本」。
就像減肥時會詳細記錄下所吃的食物及卡路里、運動量等，藉由時間軌跡來審視平時利用時間的方式，就能找到時間的贅肉。如果你不是很清楚每天的時間都用在哪裡，請務必試著實行看看。
執行時間軌跡的記錄時，首先要將一整天的時間做出大略的分類。
接下來用顏色一一區分這些分類。為了不忘記各種對應顏色，可以在筆記本的封面內裡寫上分類規則。
接下來就是照著這個分類，將一天的時間逐一塗上顏色。由於時間的利用方法無法分得那麼清楚，以十五至三十分鐘為單位大略記錄就夠了。
只要持續這個作業一週，就能了解你的生活如何循環，也能找到其中不太滿意或待改善的部分了。這麼一來，就能發現諸如沒有時間跟家人相處、睡眠不足等時間使用面積的不平均，以及用餐、起床、睡眠時間不固定等習慣不夠好的部分。
一旦習慣記錄時間軌跡後，就可以像「今天我想照這樣的計畫行動」這樣，在一天的開始，先在計畫好的時間分類上色，之後再跟實際的時間使用方法做個比較。
記錄前原以為用餐的時間大概是一個小時，正確測量後，才發現從準備到收拾實際上花了兩個小時，時間的觀念也能變得更準確。
記錄時間軌跡能給你一個更加客觀的指標，去看清那些「不知不覺間」浪費掉的時間。學會更準確地推估時間，就不會訂出太過勉強的行程，工作也能更有效率。
引用來源：
書名 - MOLESKINE 「傳奇筆記本」的活用術
作者 - 堀正岳、中牟田洋子
譯者 - 葉小燕、張凌虛
出版社 - 高寶
簡介- 名家最熱愛的傳奇筆記本，第一本詳盡解說MOLESKINE使用方法的創意分享書。
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